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Word Inhaltsverzeichnis erstellen und aktualisieren

Dieser Fachartikel hat 60 Screenshots zum Thema Inhaltsverzeichnis erstellen und aktualisieren. Die hier einfügten Screenshots stammen von Word 2013 und teilweise von Word 2016. Sie werden anhand der Screenshots schnell erkennen, ob und inwieweit relevante Abweichungen zu Ihrer Wordversion bestehen.

Dieser Fachartikel ist hoffentlich so umfassend, daß eilige Leser sich nicht noch woanders ergänzende Informationen zusammenklauben müssen.

Wenn Sie wollen können Sie zukünftig auf diese Art und Weise mit Word arbeiten.

Am besten definieren Sie während des Schreibens bereits Überschriften. So können Sie immer links im Navigationsbereich sehen, wie Ihr Text gerade strukturiert ist. Das Inhaltsverzeichnis können Sie während des Schreibens jederzeit aktualisieren.

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Ab wieviel Überschriften sollte man ein Inhaltsverzeichnis erstellen?

Das WordPress Plugin „ Table of Contents Plus” erstellt ab einschließlich 4 Überschriften automatisch ein Inhaltsverzeichnis auf einer Webpage. Im Gegensatz zu diesem Vorschlag habe ich das Programm „ Table of Contents Plus“ so eingestellt, dass auf itdoor.lu ein Inhaltsverzeichnis automatisch ab einschließlich 3 Überschriften erstellt wird. Aber letztendlich muss das jeder für sich selbst entscheiden.

Sie können übrigens von einer Überschrift zu einer anderen Überschrift im Text springen. Dafür brauchen Sie nur links im Navigationsbereich auf eine Überschrift klicken. Zu welcher Überschriftebene die Überschrift gehört, spielt dabei keine Rolle.

Daher kann es sich schon deswegen lohnen, Überschriften zu erstellen, auch wenn man gar kein Inhaltsverzeichnis erstellen möchte. Zumal Überschriften einen dazu zwingen, den Text zu strukturieren.

 Falls Sie noch keine Textteile als Überschrift definiert haben

Überschrift für Überschrift definieren

 

Beispiel:

Sie markieren den Textteil, der eine Überschrift sein soll.

Anschließend klicken Sie bei der Registerkarte „Start“ auf eine Kachel für eine Überschrift.

Die Kachel, die hier angeklickt worden ist, ist die Kachel für die erste Überschriftenebene (dazu später mehr). Das Ergebnis sieht dann so aus:

Welcher Textteil Überschrift ist und welcher Textteil keine Überschrift ist, erkennen Sie oben auf der linken Seite im Navigationsbereich.

Haben Sie überhaupt noch keine Überschrift im Text sieht das so aus.

In unserem Beispielsfall mit einer Überschrift wird das von Word so dargestellt:

Wenn Sie noch eine zweite Überschrift der gleichen Überschriftenebene hinzufügen, wird das auf der linken Seite im Navigationsbereich natürlich berücksichtigt.

Die Überschriftenebenen

Ist die zweite Überschrift der ersten Überschrift untergeordnet, also eine Überschrift der zweiten Überschriftenebene, dann ergibt sich folgendes Bild.

…..bei 3 Ebenen

Für die Erstellung einer Überschrift der dritten Ebene haben Sie hierhin geklickt.

Wie erkennt man, welche Überschriftskachel welche Überschriftenebene repräsentiert?

Die eine Möglichkeit ist, Sie zählen von links nach rechts die Kacheln durch.

Dabei ist zu berücksichtigen, da von links gesehen, die dritte Kachel erst erscheint, wenn Sie eine Überschrift der zweiten Ebene erstellt haben. Die vierte Kachel erscheint erst, wenn Sie eine Überschrift der dritten Ebene kreiert haben.

Das liegt an dieser Voreinstellung über deren Ort hier hinweggegangen wird.

Statt die Überschriftenkacheln von links nach rechts durchzuzählen, können Sie die Überschriftenebene auch so erkennen.

Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Überschriftkachel. Sie können aber auch auf diese unscheinbare Stelle klicken, um in Erfahrung zu bringen, welche Überschriftskachel welcher Überschriftenebene zugeordnet ist.

Die Formatvorlagen für die Überschriften

Denn dann öffnet sich folgendes Fenster:

Klicken Sie hier auf „Formatvorlagen verwalten“, sehen Sie, daß 9 Überschriftenebenen vorgesehen sind.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlen die meisten nur 3 bis 4 Überschriftenebenen  zu verwenden.

• Im Grunde genommen ist das natürlich mühsam Überschrift für Überschrift zu definieren. Mit etwas Planung können Sie das übrigens vereinfachen.

Mehrere Überschriften auf einmal definieren

Damit Sie mehrere Überschriften auf einmal definieren können, braucht diese Gruppe von Überschriften etwas Gemeinsames z. B. das Wort „Kapitel“.

• Dieses Kapitel ist keine Empfehlung während des Schreibens keine Überschriften zu definieren. Allein schon deswegen, weil Sie wegen fehlender Überschriften keine Orientierungshilfe durch den Navigationsbereich haben.

Denn ohne Unterschriften sieht der Navigationsbereich so aus:

Beispiel für die Definition von mehreren Unterschriften in einem Rutsch:

Man setzt den Cursor vor das Wort „Kapitel““ und drückt „STRG“ und „H „ gleichzeitig.

Sie landen in der „Ersetzen“ Maske. Dort geben Sie im Feld „Suchen nach“ das Wort <Kapitel> ein.

• Der Cursor muß im Feld „Ersetzen durch“ stehen, damit an dieses Feld die Formatvorlage für die Unterschrift angeheftet wird (siehe unten).

Wegen der Namensähnlichkeit von „Kapitel“ und „Unterkapitel“ muss bei „Nur ganzes Wort suchen“ ein Häkchen gesetzt werden.

Anschließen klicken Sie auf „Format“ und dann auf „Formatvorlage“. Danach sehen Sie dann dieses Pop-Up „Formatvorlage ersetzen“.

Danach scrollen Sie nach unten, bis Sie die passende Formatvorlage für die Überschrift gefunden haben, z. B. „“Überschrift 1“.

Anschließend klicken Sie auf „OK‘“.

Ergebnis: Bei dem Feld „Ersetzen durch“ steht jetzt „Formatvorlage Überschrift 1“

Danach klicken Sie auf „Alle ersetzen‘“.

Dann kommt diese Meldung:

Sie klicken auf „OK‘“ und als Folge davon, haben Sie jetzt dieses Ergebnis.

Ergebnis der Massendefinition

Auch in diesem Fall können Sie links oben im Navigationsbereich das Ergebnis Ihrer Massenaktion „Überschriften erstellen“ kontrollieren.

Falls es nicht geklappt haben sollte, können Sie mit Pfeil nach links wieder alles rückgängig machen.

Sie haben es geschafft alle für die erste Überschriftenebene vorgesehenen Überschriften dieser Ebene zuzuordnen. Danach können Sie das Gleiche für die anderen Überschriftenebenen durchführen. Wie gesagt, funktioniert das nur, wenn alle Überschriften einer Ebene ein Wort haben, das sonst nicht mehr vorkommt. Zum Beispiel bei der Überschriftenebene 2 das Wort „Unterkapitel“. Das Wort Unterkapitel darf also sonst nirgendwo mehr im Test vorkommen. Ein weiterer Nachteil dieser Methode der Massendefinition.

Überschrift am Seitenende ohne folgenden Text

Die Überschrift ist am Seitenende. Der folgende Text steht auf der nächsten Seite.

An sich kann so ein Fall in Word 2016 gar nicht auftreten. Fügt man hier Seitenzahlen ein, sorgt alleine diese Maßnahme dafür, dass Überschrift und der folgende Text auf der gleichen Seite sind.

Aber vor allen Dingen kann dieser Fall in Word 2016 nicht auftreten, weil alle Formatvorlagen in Word 2016 ein Häkchen bei „Nicht vom nächsten Absatz trennen“ als Standardeinstellung haben.

Sollte ein solcher Fall bei Ihnen auftreten, würde ich nachschauen, ob bei der Formatvorlage für die in Frage kommende Überschrift das Häkchen fehlt.

Hier bei diesem Beispiel handelt es sich um eine Überschrift der dritten Überschriftenebene.

Folglich klicke ich oben auf die Formatvorlage für die dritte Überschriftenebene, die bei der Registerkarte „Start“ zu sehen ist.

Nachdem ich auf den Menüpunkt „Ändern“ geklickt habe, bietet mir Word die Maske „Formatvorlage ändern“ an.

Hier klicke ich auf den Button „Format“ und anschließend auf den Menüpunkt „Absatz“.

In der Tat kann ich dann auf der der Registerkarte „Zeilen- und Seitenumbruch“ sehen, dass das Häkchen bei „Nicht vom nächsten Absatz trennen“ fehlt.  Die beiden anderen Häkchen von auf dieser Registerkarte stammen übrigens von Word.

Nachdem ich ein Häkchen bei „Nicht vom nächsten Absatz trennen“ gesetzt habe, sind Überschrift und der folgende Text auf der gleichen Seite.

Word Gliederungsnummern (Kapitelnummern) automatisch vor die Überschriften setzen

Ob Sie Gliederungsnummern bzw, Kapitelnummen vor die Überschriften setzen, ist Ihre Entscheidung. Schließlich kann man das Inhaltsverzeichnis erstellen, ohne daß man Gliederungsnummern setzt.

Beispiel: Die Kapitel wurden der Überschriftenebene 1 zugeordnet. Die Unterkapitel gehören zur Überschriftenebene 2.

So sieht das im Augenblick im Navigationsbereich ohne Gliederungsnummer aus:

Sie stellen den Cursor auf die erste Überschrift. Hier ist das die Überschrift „Kapitel Äpfel“

Anschließend klicken Sie bei der Registerkarte Start auf den Button „Liste mit mehreren Ebenen“

Danach sehen Sie welche Gestaltungsmöglichkeiten Sie bei dem Setzen der Gliederungsnummern bzw. Kapitelnummen haben.

Wählen Sie eine Liste aus, in der das Wort „Überschrift enthalten ist. Zum Beispiel die hier schwarz umrandete Überschriftenliste.

Danach sind die Überschriften wie von Ihnen gewünscht durchnummeriert.

Im Navigationsbereich sieht das dann so aus:

Klicken Sie nicht auf diese Überschriftenliste, sondern auf die gleich aussehende Liste eins weiter oben (hier schwarz umrandet),

Dann wird nicht wie von Ihnen gewünscht durchnummeriert. Weil diese Liste eben keine Überschriftenliste ist.

Es kann passieren daß trotz Verwendung einer Überschriftenliste nicht alle Überschriften eine Gliederungsnummer erhalten. Hier z. B. Unterkapitel Rocha.

Dann setzen Sie den Cursor auf den Text diese Überschrift „Unterkapitel Rocha“ und ´klicken auf die Kachel für die Unterschriftenebene 2. Danach sollte das Unterkapitel Rocha die gewünschte Gliederungsnummer haben.

Wie gleich aufgezeigt wird, können Sie die Gliederungsnummern bzw. Kapitelnummen auch erst nach der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses setzen. Die Reihenfolge bleibt Ihnen überlassen.

Word Gliederungsnummern (Kapitelnummern) bei den Überschriften löschen

An dieser Stelle sollte mal erwähnt werden, dass man die Kapitelnummern bei den Überschriften nicht en bloc wegbekommt, wenn diese bereits abgespeichert sind.

So kann man nicht die Kapitelnummern löschen

Den ganzen Text markieren und dann in der Listenbibliothek „Ohne“ aussuchen, führt leider nicht zum gewünschten Ergebnis. Die Überschriften haben dann immer noch Kapitelnummern.

Kapitelnummern pro Überschrifteneben löschen

Vielleicht ist Ihnen schon aufgefallen, dass seit dem Hinzufügen der Kapitelnummern zu den Überschriften, die Formatvorlagen für die Überschriften Ihr Aussehen verändert haben.

Statt einer Reihe von Buchstaben –  wie bei der Formatvorlage der ersten Überschriftenebene – tauchen bei den Formatvorlagen der Überschriftenebenen 2 bis 4 Nummerierungen auf. Das bedeutet, dass man für jede Überschriftenebene die Kapitelnummern löschen kann. Für die erste Überschriftenebene hatte ich das bereits getan. Folglich sind noch 3 weitere Löschvorgänge erforderlich.

Ich klicke jetzt mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage für die zweite Überschriftenebene auf den Menüpunkt „Ändern“. Anschließend bietet mir Word die Maske „Formatvorlage ändern “ an.

In der Maske „Formatvorlage ändern “ klicke ich unten links auf den Button „Format“ und danach auf den Menüpunkt „Nummerierung“.

Dadurch lande ich bei dem Pop-up „Nummerierung und Aufzählungen“ Registerkarte „Nummerierung“.

Word bietet mir hier schon automatisch die Nummerierung „Ohne“ an, so dass ich nur noch auf den Button „OK“ klicken muss. In der darauffolgenden Maske klicke ich nochmal auf en Button „OK“

Diese Prozedur muss ich dann noch für die Formatvorlagen der Überschriftenebenen 3 und 4 durchführen. Schade, dass es nicht einfacher geht.

So sehen dann danach die Formatvorlagen für die Überschriften oben im Menüband aus.

Ergebnisse der Löschung der Kapitelnummern

Die Kapitelnummern sind bei den Überschriften verschwunden. Auch im Inhaltverzeichnis sind die Kapitelnummern nicht mehr vorhanden.

Falls die Kapitelnummern noch nicht abgespeichert waren, kann man sich auch dadurch behelfen, dass man einmal oder mehrmals auf den Pfeil nach links für „Rückgängig Eingabe“ klickt.

Die Frage ist, wie viele Informationen man verliert, wenn man mehrmals auf „Rückgängig Eingabe“ klickt. Ist dann vielleicht doch der Weg über „Überschriftenformatvorlage ändern“ kürzer?

Word Inhaltsverzeichnis erstellen

Sie haben die Überschriften definiert und eventuell die Gliederungsnummern (Kapitelnummern) gesetzt. Folglich ist es an der Zeit das Inhaltsverzeichnis zu erstellen.

• Sie positionieren den Cursor an der Stelle im Text, an der Sie das Inhaltsverzeichnis haben wollen.

Um das Inhaltverzeichnis zu erstellen, gehen Sie auf die Registerkarte „Verweise“ und klicken dort auf den Button „Inhaltsverzeichnis“.

Danach wird Ihnen folgendes Bild angeboten.

Inhaltsverzeichnis ohne Gliederungsnummern erstellen

So sehen dann die Vorschläge von Word aus, wenn Ihre Überschriften keine Gliederungsnummern bzw. keine Kapitelnummern haben.

So kann dann ein Inhaltsverzeichnis ohne Gliederungsnummern aussehen.

Vom Inhaltsverzeichnis auf eine Überschrift springen

Wenn Sie den Cursor auf eine Zeile des Inhaltsverzeichnisses setzen, teilt Ihnen Word mit, dass Sie gleichzeitig die Taste „Strg“ drücken und auf diese Zeile des Inhaltsverzeichnisses klicken sollen. Der Cursor springt dann auf den Anfang der Überschrift. In diesem Beispiel ist es der Anfang der Überschrift „Rocha“.

Inhaltsverzeichnis mit Gliederungsnummern erstellen

So sehen dann die Vorschläge von Word aus, wenn Ihre Überschriften Gliederungsnummern bzw. Kapitelnummern haben.

Inhaltsverzeichnis erstellen Automatische Tabelle 1

Wenn Sie beispielsweise „Automatische Tabelle 1“ durch einen Klick aussuchen, sehen Sie dann folgendes:

So schnell kann man also ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Die von Ihnen automatisch gesetzten Gliederungsnummern für die Überschriften sind in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen worden.

Sie können übrigens diese Gliederungsnummern auch erst nach der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses automatisch setzen.

Beispiel:

Inhaltsverzeichnis erstellen Automatische Tabelle 2

Zur Abwechslung wurde „Automatische Tabelle 2“ ausgewählt. Dort steht über dem Inhaltsverzeichnis „Inhaltverzeichnis“ und nicht nur „Name“ wie bei „Automatische Tabelle 1“

Sie setzen wie oben beschrieben automatisch die Gliederungsnummern für die Überschriften.

Als Folge davon ergibt sich dieses Bild.

Das Inhaltsverzeichnis bleibt weiterhin ohne Gliederungsnummern.

Damit sich das ändert, muss das Inhaltsverzeichnis aktualisiert werden (siehe unten).

Diese Punkte werden hierin diesem Fachartikel  übersprungen.

Word Inhaltverzeichnis aktualisieren

Am besten definieren Sie beim Schreiben als erstes eine Überschrift und ordnen dieser gleich eine Gliederungsnummer zu. In diesem Moment denken Sie schon daran, das Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Sie schreiben weiter. Folglich definieren Sie während des Schreibens des Textes weitere Überschriften mit Gliederungsnummern. Damit diese neuen Überschriften mit den entsprechenden n Gliederungsnummern in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden, aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis nach Belieben.

Dafür gehen Sie bei der Registerkarte „Verweise“ auf „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“.

Auf Grund Ihres Klicks kommt ein kleines Fenster mit diesem Inhalt.

Gesamtes Verzeichnis aktualisieren

Sie möchten das gesamte Verzeichnis aktualisieren. Das gelingt auch.

„Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ bedeutet:

• Neue Überschriften werden automatisch beim Aktualisieren eingefügt
• Gelöschte Überschriften werden automatisch beim Aktualisieren gelöscht
• Textänderungen bei den Überschriften werden automatisch beim Aktualisieren berücksichtigt
• Das Inhaltsverzeichnis erhält ggf. nachträglich Gliederungsnummern
• Hat das Inhaltsverzeichnis Gliederungsnummern, werden automatisch beim Aktualisieren für neue Überschriften Gliederungsnummern gesetzt

Beispiel: Eine neue Überschrift bzw. ein neues Kapitel im Text

Das ist die Ausgangsituation:

Das Kapitel Birnen erhält jetzt ein neues Unterkapitel.

Bei Definition von „Williams Christ“ als Überschrift der zweiten Ebene, wurde von Word automatisch die Gliederungsnummer 2.2 gesetzt.

Jetzt wird das Inhaltverzeichnis aktualisiert.Das ist das Ergebnis.

Beispiel: Änderung des Textes einer Überschrift

Ändern Sie den Text vom  Unterkapitel „Williams Christ“ auf Unterkapitel „Williams Christ Birnen“, wird auch diese Textänderung bei der nächsten Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses berücksichtigt.Siehe den folgenden Screenshot.

• Natürlich werden auch Änderungen bei den Überschriftentexten bei der Aktualisierung in das Inhaltsverzeichnis mit aufgenommen.

Falls es Ihnen lästig ist, wegen der Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses von der Registerkarte „Start“ (ständig) zur Registerkarte „Verweise“ zu wechseln, können Sie das vereinfachen.

Symbolleiste für den Schnellzugriff Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Wenn Ihre Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht dadurch unübersichtlich wird, können Sie dort den Befehl für die Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses einfügen. Siehe das schwarz umrandete Icon.

Das war es zum Thema Inhaltsverzeichnis erstellen und aktualisieren.

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